Die Rechtsträger haben anlässlich ihrer Gründung dem Register entweder über das Unternehmensserviceportal (USP) oder durch deren berufsmäßige Parteienvertreter verpflichtende Daten der wirtschaftlichen Eigentümer, insbesondere Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit und Wohnsitz zu melden.
Wirtschaftlicher Eigentümer ist stets eine natürliche Person. Bei indirekten wirtschaftlichen Eigentümern sind zusätzliche Angaben zB: zum obersten Rechtsträger erforderlich. Zum Stichtag 15.01.2018 bereits bestehende/existente Rechtsträger haben ihre Meldung bis spätestens 01.06.2018 zu erstatten.
Meldungen von neu gegründeten Gesellschaften haben binnen 4 Wochen nach Eintragung in das jeweilige Stammregister (zB: Firmenbuch, Vereinsregister) zu erfolgen.
Änderungen der Angaben sind binnen 4 Wochen nach Kenntnis der Änderung dem Register bekannt zu geben. Es besteht daher eine laufende aber anlassbezogene Meldeverpflichtung.
Personengesellschaften (OG, KG) und GmbH sind von der Meldeverpflichtung befreit, wenn die persönlich haftenden direkten Gesellschafter ausschließlich natürliche Personen sind und damit die Daten zu den wirtschaftlichen Eigentümern aus dem Stammregister (Firmenbuch) übernommen werden können. Die Befreiungen gelten aber nur dann, wenn tatsächlich keine anderen als die gesetzlich vermuteten Personen (im Firmenbuch eingetragene natürliche Personen) direkt oder indirekt Kontrolle über die Geschäftsführung der Gesellschaft ausüben.
Die von der Meldepflicht befreiten Rechtsträger haben aber ob ihrer Sorgfaltsverpflichtung mindestens einmal jährlich zu prüfen, wer die tatsächlichen wirtschaftlichen Eigentümer der Gesellschaft sind und ob diese wirtschaftlichen Eigentümer mit den im Register eingetragenen Personen übereinstimmen. Die Rechtsträger können auf Dokumente und Informationen zurückgreifen, die ihnen die wirtschaftlichen Eigentümer bereitzustellen haben. Die Rechtsträger haben ihre Überprüfung, wer den tatsächlich wirtschaftlicher Eigentümer ist, so lange durchzuführen bis sie tatsächlich wissen, wer ihr wirtschaftlicher Eigentümer ist.
Wirtschaftlicher Eigentümer ist stets eine natürliche Person die eine ausreichende Beteiligung an der Gesellschaft hält, über ausreichend Stimmrechte verfügt oder gemäß § 244 Abs. 2 Unternehmensgesetzbuch (UGB) Kontrolle auf die Geschäftsführung der Gesellschaft ausübt.
Die genannten Kriterien können dazu führen, dass ein Rechtsträger auch mehrere (direkte oder indirekte) wirtschaftliche Eigentümer haben kann.
Auf der ersten Beteiligungsebene (direkter Gesellschafter) ist eine natürliche Person dann wirtschaftlicher Eigentümer einer Gesellschaft, wenn ihr Anteil an der Gesellschaft oder ihr Stimmrechtsumfang mehr als 25,00 % beträgt.
Wird die Meldeverpflichtung verletzt oder werden unrichtige Meldungen abgegeben so sind dies Finanzvergehen und werden diese Finanzvergehen mit Geldstrafen von bis zu EUR 200.000,00 bei Vorsatz und EUR 100.000,00 bei grober Fahrlässigkeit geahndet.
Gemäß § 28 a Finanzstrafgesetz (FinStrG) kommt auch eine Bestrafung des Rechtsträgers gemäß dem Verbandsverantwortlichkeitengesetz zum Tragen.
Des Weiteren kann die Behörde gemäß § 111 Bundesabgabenordnung (BAO) die Meldeverpflichteten durch Vorschreibung von Zwangsstrafen zwingen fehlende oder unvollständige Meldungen nachzuholen oder zu vervollständigen.
Zur Wahrung der gesetzlichen Verpflichtungen für unsere Klienten werden wir prüfen, ob für Sie eine Meldeverpflichtung besteht und für jenen Fall, dass eine derartige Meldeverpflichtung für Sie gegeben ist, nach vorheriger Rücksprache mit Ihnen die fristgerechte Meldung in das zuständige Register veranlassen.
Das Register ist im Gegensatz zum Firmenbuch kein öffentliches Register. Es dürfen daher nur bestimmte Behörden und natürliche und juristische Personen, welche ihrerseits die EU-Geldwäscherichtlinie zur Verhinderung der Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung zwingend einhalten müssen, Einsicht in das Register nehmen. Unbefugte Einsichtnahmen werden mit einer Geldstrafe von bis zu EUR 10.000,00 bedroht.